Ouvrir un document en même temps qu’un collègue, se laisser des commentaires, voir les changements apparaître en direct, c’est la promesse de la co-édition de la suite Microsoft 365. Mais dans les faits, beaucoup d’équipes ont encore les mêmes irritants au quotidien: des fichiers dupliqués, des filtres Excel qui bougent tout seuls à l’écran, des paragraphes Word qui se bloquent ou des accès refusés sur des dossiers importants…
Pourtant, ces problèmes ne viennent pas de l’outil, mais simplement d’un manque de connaissance de la suite. En tant que partenaire Microsoft, on voit ces blocages tous les jours. Voici comment les régler facilement les différents réflexes qui nuisent à votre quotidien.
Arrêtez de partager depuis votre OneDrive personnel
Pour que la co-édition fonctionne bien, il y a une règle de base: arrêtez d’enregistrer vos fichiers directement sur votre ordinateur ou sur votre OneDrive personnel. Pour tout document destiné à plus d’une personne de façon durable, créez-le (ou déplacez-le) directement dans une bibliothèque SharePoint de l’équipe concernée.
Ça évite deux problèmes courants. D’abord, l’accès et la propriété du fichier ne dépendent plus d’une seule personne, ce qui veut dire pas de document coincé en «accès lecteur» ni de perte définitive si cette personne quitte l’entreprise.
Vous ne comprenez pas la différence entre OneDrive et Sharepoint? Vous n’êtes pas seul! On a rédigé un article à ce sujet 😉.
Ne laissez pas la co-édition briser vos tableaux Excel
Excel est l’application où la co-édition peut rapidement devenir chaotique si on ne fait pas attention.
- La règle de la cellule unique: Travailler à plusieurs sur un grand chiffrier est encouragé, mais faites attention à votre curseur! Deux personnes ne peuvent pas modifier la même cellule en même temps. Si vous tapez là où votre collègue est déjà en train d’écrire (ou si vous laissez votre curseur dans sa cellule pendant votre pause-café), l’application ne pourra pas fusionner vos données et vos changements risquent tout simplement de ne pas s’enregistrer.
- Les affichages «Feuille»: C’est la solution pour éviter de modifier l’écran de vos collègues en plein calcul. Si vous appliquez un filtre directement sur un tableau partagé, tout le monde en subit les conséquences. Prenez plutôt l’habitude d’aller dans l’onglet «Données», puis cliquez sur «Affichages Feuille» et «Nouveau». Cette option vous crée une vue privée pour trier et filtrer les données de votre côté, sans jamais déranger le reste de l’équipe. Tous les détails juste ici.
Évitez les malentendus pendant la rédaction dans Word
Rédiger un texte à plusieurs peut vite devenir frustrant si on commence à effacer le travail des autres sans prévenir.
- Activez le «Suivi des modifications»: Ne réécrivez pas par-dessus le texte d’un collègue sans laisser de traces. En activant le suivi dans l’onglet «Révision», vos suggestions restent visibles. Le propriétaire du document pourra ensuite les valider ou les refuser, ce qui évite de perdre de bonnes idées en cours de route.
- Respectez le verrouillage par paragraphe: Lorsque vous commencez à taper dans un paragraphe, Microsoft bloque temporairement cette section pour les autres utilisateurs afin d’éviter les collisions. Si vous voyez le nom d’un collègue apparaître à côté d’une ligne, attendez qu’il passe à la suite avant de modifier son texte.
Évitez les conflits visuels dans PowerPoint
- Ne déplacez pas les diapositives en direct: Si vous réorganisez l’ordre des pages ou si vous supprimez une section pendant qu’un collègue est en train d’y intégrer du contenu, l’application va perdre le fil de la synchronisation. Attribuez-vous des numéros de pages clairs dès le départ pour éviter de vous piler sur les pieds.
- Ne touchez pas au «Masque des diapositives» à deux: Si vous décidez de modifier la police ou les couleurs officielles de la présentation (le Slide Master) pendant qu’un collègue intègre du contenu, vous risquez de briser toute sa mise en page en direct. Déterminez le style visuel avant d’ouvrir le document aux éditeurs.
- Astuce bonus: Une fois la co-édition terminée, si vous devez présenter ce document en équipe durant une réunion Teams, ne partagez pas simplement votre écran. Utilisez plutôt PowerPoint Live dans Teams. Ça permet à plusieurs personnes de co-présenter et de prendre le contrôle du défilement à tour de rôle, sans jamais couper la réunion.
Une meilleure collaboration commence par la bonne configuration
La co-édition sur Microsoft 365 est un excellent outil, mais elle ne règle pas tout par magie. Si vos employés perdent encore du temps avec des fichiers verrouillés ou des accès refusés, le problème vient souvent de la configuration de départ ou des habitudes de l’équipe.
Chez S3, on croit fermement qu’une infrastructure informatique est réellement performante lorsque les employés se sentent à l’aise de l’utiliser au quotidien. C’est pourquoi on inclut toujours ce type de conseils et d’accompagnement dans notre approche globale avec nos clients.
Vous aimeriez avoir un partenaire TI qui voit plus loin que les simples billets de support? Contactez-nous dès aujourd’hui pour qu’on en discute.
