Si vous avez déjà sauvegardé un fichier pour ensuite passer cinq minutes à essayer de le retrouver, vous n’êtes pas seuls. OneDrive et SharePoint font tous les deux partie de la suite Microsoft 365, ils stockent tous les deux des fichiers et ils se synchronisent tous les deux sur votre bureau. Alors c’est quoi la vraie différence?
La réponse courte: l’un est pour vous, l’autre est pour votre équipe. On vous explique.
OneDrive en bref
Imaginez OneDrive comme si c’était votre classeur personnel, un peu comme le « Mes documents » avant que tout soit dans le nuage. Tout ce que vous y sauvegardez vous appartient. Vos brouillons, vos documents de travail et vos fichiers qui ne sont pas encore prêts à être partagés.
Vous pouvez partager vos fichiers personnels qui se trouvent dans OneDrive avec les autres, mais par défaut, vous êtes la seule personne à y avoir accès. Il se synchronise sur tous vos appareils, donc vos fichiers sont toujours accessibles peu importe où vous travaillez. Notez toutefois qu’au travail, votre OneDrive est lié à votre adresse courriel d’entreprise. Si vous quittez, vous perdez l’accès en même temps que votre compte.
Règle simple: si c’est à vous, ça va dans OneDrive.
À quoi sert vraiment SharePoint
SharePoint, c’est l’espace de travail partagé de votre équipe. Voyez-le comme le classeur de l’entreprise, celui auquel tout le monde peut accéder, contribuer et organiser ensemble.
Quand un document se trouve dans SharePoint, il appartient à l’équipe, pas à une seule personne. Si quelqu’un quitte l’entreprise, les fichiers restent. Si quelqu’un a besoin d’accès, vous le lui donnez sans avoir à transférer quoi que ce soit.
C’est aussi ce qui alimente le stockage de fichiers derrière Microsoft Teams. Chaque fois que vous partagez un document dans un canal Teams, il est en fait sauvegardé dans SharePoint, que vous le sachiez ou non.
Règle simple: si c’est pour l’équipe, ça va dans SharePoint.
Alors, vous suivez?
Pour faire ça simple: si vous êtes la seule personne à avoir besoin du fichier, sauvegardez-le dans OneDrive. Si deux personnes ou plus doivent y travailler, y accéder ou le retrouver plus tard, il a sa place dans SharePoint.
Toujours pas certain? Posez-vous la question: est-ce que quelqu’un d’autre aurait besoin de ce fichier si je n’étais plus là? Si la réponse est oui, SharePoint est le bon endroit.
Et Teams dans tout ça?
Si vous utilisez Microsoft Teams, voici quelque chose d’utile à savoir: l’endroit où votre fichier se retrouve dépend de l’endroit où vous le partagez.
Par exemple, si j’envoie un document dans une conversation privée avec mon designer, il va dans mon OneDrive. C’est un échange en tête-à-tête, donc le fichier reste dans mon espace personnel.
Mais si je partage ce même document dans notre canal Marketing, il est automatiquement sauvegardé dans SharePoint, où toute l’équipe peut le retrouver.
Plus de surprise la prochaine fois que vous cherchez un fichier.
Prêts à vous organiser?
OneDrive, SharePoint, Teams… il y a beaucoup à suivre, surtout quand vous essayez juste de faire votre travail. En tant que partenaire Microsoft, aider nos clients à tirer le meilleur parti de leurs outils fait partie de ce qu’on fait au quotidien.
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