J’ai toujours été assez bon pour gérer mes courriels. J’étais organisé mais ma boîte de réception n’était jamais vraiment vide. Comme beaucoup de gens, je l’utilisais comme une liste de tâches à faire, en laissant les courriels en attente pour ne pas oublier certaines actions à faire.
Ça fonctionnait… mais pas parfaitement.
Puis j’ai découvert Microsoft To Do et tout a changé. (Lisez l’article sur Microsoft To Do)
Aujourd’hui, ma boîte de réception est vide (ou presque), mes tâches sont organisées et mon focus est meilleur. Voici comment je fais :
Étape 1 : Désactiver les notifications
La première chose que j’ai faite a été de désactiver toutes les notifications de courriels sur mon ordinateur et sur mon téléphone. Plus de distractions constantes. À la place, je consulte mes courriels seulement à des moments précis de la journée. Ce changement a transformé ma concentration.
Étape 2 : Traiter les courriels rapidement
Lorsque je parcours ma boîte de réception, j’applique la règle des 2 minutes :
- Si traiter un courriel prend moins de 2 minutes, je le fais immédiatement.
- Sinon, je le « flag » avec un drapeau et je l’ajoute dans Microsoft To Do en définissant une date d’échéance.
Étape 3 : Archiver tout
Une fois un courriel traité ou planifié, je le déplace dans mon dossier « Terminé » dans Outlook.
- J’ai configuré un raccourci clavier pour aller encore plus vite.
- Plus de structures compliquées de dossiers (avant chaque courriel était classé dans un dossier spécifique).
- Plus de temps perdu à classer des courriels. Quand j’ai besoin d’un courriel, je fais une recherche.
Et d’ailleurs, des études montrent que trier ses courriels en dossiers est une perte de temps parce que faire une recherche est beaucoup plus efficace !
Étape 4 : Garder ça simple
Avant, je créais un nouveau sous-dossier chaque année sous mon dossier « Terminé ». J’ai arrêté. Maintenant, tout va directement dans « Terminé ». Plus simple, plus rapide.
Pourquoi Microsoft To Do change tout
Avant, je laissais les courriels en attente dans ma boîte de réception en me disant « je m’en occuperai plus tard. » Maintenant, chaque courriel important reçoit une date d’échéance. Je sais exactement quoi traiter quand.
De plus, les courriels marqués dans To Do permettent d’ouvrir directement le message lorsqu’il est temps de répondre, pas besoin de chercher.
En résumé :
En combinant Outlook avec Microsoft To Do, je garde ma boîte de réception vide (ou presque), mes tâches bien structurées et mon stress de courriel bas.
Si vous en avez assez du chaos des courriels, je vous recommande d’essayer ça !
