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En raison de la pandémie mondiale que nous avons vécu ces deux dernières années, notre façon de travailler a beaucoup changé. L’un des changements les plus significatifs dans le monde des affaires est la prévalence des réunions virtuelles. Les rencontres en face à face sont toujours rares de nos jours, et il est peu probable que cette tendance s’inverse de sitôt.

Bien que ce nouveau type de réunion présente de nombreux avantages, il y a quelques pièges à éviter et un tout nouvel ensemble de règles à adopter pour se rencontrer en toute sécurité.

J’aimerais prendre un moment de votre temps pour vous en nommer quelques-unes dans l’espoir que vous adoptiez ces façons de faire lors de vos prochaines réunions virtuelles.

1. Préparez votre matériel

  • Assurez-vous que votre caméra et votre micro fonctionnent avant de vous joindre à la réunion. Par exemple, si vous utilisez Microsoft Teams, vous pouvez vérifier votre configuration en cliquant sur le « … » en haut à droite de votre fenêtre Teams, en sélectionnant Paramètres, puis Appareils. À partir de là, vous pouvez régler votre haut-parleur, votre microphone et votre caméra et effectuer un appel de test vers un service automatisé pour vous assurer que la qualité vidéo et audio est satisfaisante.

    Plus d’informations sur l’utilisation de Teams sont disponibles.
    Pour plus d’informations sur l’utilisation de Zoom.

2. La vidéo est importante.

  • Allumez votre caméra, sans exception, même si vous êtes le seul participant de la réunion à l’utiliser. Une communication efficace ne repose pas uniquement sur ce que vous dites. Il existe de nombreux indices visuels et non verbaux qui peuvent faire une différence. Peu de gens se soucient de savoir si vous vous êtes coiffée ou non ce matin, mais beaucoup se sentiront lésés en essayant d’avoir une conversation avec quelqu’un qui ne peut pas les regarder dans les yeux.
    Vous ne me croyez pas? Jetez un coup d’œil à cet article de WebEx, l’ancêtre de la vidéoconférence : For effective team collaboration, turn your video on (the data says so).

3. Le bouton « mute » est votre ami

  • Prenez l’habitude de vous mettre sur « mute » lorsque vous ne parlez pas et, bien sûr, n’oubliez pas de le rétablir lorsque vous souhaitez parler. C’est moins important dans une réunion à deux, mais dans les grands groupes, il est bien trop facile pour un chien qui aboie, un enfant bruyant ou une sirène de police en arrière-plan de faire dérailler la conversation ou le sujet de la discussion.

4. Soyez prudent avec le partage d’écran

  • Le partage d’écran peut être INCROYABLEMENT utile ; cependant, vous devez vous rappeler que lorsque vous partagez votre écran, les participants peuvent voir tout ce qui s’y trouve, et pas seulement le document sur lequel VOUS êtes concentré.
  • Dans la mesure du possible, partagez uniquement l’application ou l’onglet sur lequel vous travaillez plutôt que l’écran entier.
  • Si vous travaillez avec plusieurs applications pendant votre session de partage d’écran et que vous souhaitez partager l’intégralité de l’écran, pensez à fermer les applications ou les onglets de navigateur qui ne sont pas pertinents pour la discussion avant de lancer le partage d’écran.
  • Lorsque vous partagez l’écran entier, les notifications devraient être désactivées pour éviter que quelqu’un ne voie des informations potentiellement sensibles.
  • Si votre bureau est un fouillis d’icônes ou si vous avez des goûts douteux en matière de fond d’écran, pensez à le nettoyer avant de le montrer à tout le monde.
  • Si vous avez plus d’un moniteur, envisagez de partager un écran autre que votre moniteur principal, afin que les notifications qui ne peuvent être désactivées ne soient pas présentées à tout le monde.
  • Ne commencez pas à parcourir vos e-mails ou l’historique de vos chats lorsque vous avez une session de partage d’écran ouverte. Cela démontre un manque d’attention pour la discussion en cours, et vous pourriez partager sans le vouloir des informations sensibles.
  • N’ouvrez en aucun cas des documents contenant des listes de mots de passe (même si vous ne devriez même pas en avoir en premier lieu…).

Voilà! J’espère que ce guide vous donnera matière à réflexion la prochaine fois que vous participerez à une réunion virtuelle et que, grâce à l’application de ces règles, vous améliorerez l’expérience de la réunion virtuelle pour vous-même et pour les autres participants!

Avez-vous des suggestions ou des conseils pour améliorer la qualité d’une réunion virtuelle? Je serais ravi de les connaître et je ne manquerai pas d’inclure tout conseil utile dans les futures révisions de ce guide!

Stephen Gladio

Gestionnaire infrastructure infonuagique et interne

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